CHAT LIỀN TAY VIỆC TỚI NGAY

Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là công việc phổ biến nhưng không phải là ai cũng có thể theo được. Vì tính chất công việc đòi hỏi kỹ năng, yêu cầu riêng nên đôi khi bạn cũng nên cân nhắc xem bản thân mình có phù hợp với nghề này hay không. Xin chia sẻ với bạn những kỹ năng cần có để ứng tuyển vị trí nhân viên văn phòng.

Soạn thảo văn bản, hợp đồng, giấy tờ hay tra cứu, rà soát dữ liệu nội dung là công việc của một nhân viên văn phòng. Chính vì thế, bạn phải sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như: Máy vi tính, máy in, máy fax,... cùng các phần mềm tin học cơ bản như: Excel, Word, Powerpoint,... Đây cũng là kỹ năng rất cần thiết cho nhân viên nhập liệu trong văn phòng.

Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Giao tiếp là một kỹ năng cực kỳ quan trọng ở bất cứ ngành nghề nào. Riêng với nhân viên văn phòng, sở hữu khả năng giao tiếp và ứng xử tốt giúp bạn có lợi thế hơn khi trao đổi với các phòng ban trong công ty. Ngoài ra, nó cũng giúp truyền đạt thông tin chính xác, rõ ràng, tạo thiện cảm với khách hàng, đối tác.

Ở vai trò như một bộ mặt đại diện công ty, là người chịu trách nhiệm cơ sở vật chất tại văn phòng. Người nhân viên văn phòng cần chủ động trong công việc, nhanh nhẹn nắm bắt thông tin, tiếp nhận, và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc tại văn phòng.

Khi đứng trước một vấn đề phát sinh, nhân viên văn phòng cần tìm ra hướng giải quyết hợp lý, hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng không đáng có tới hiệu quả công việc. Do đó, bạn cần trau dồi kỹ năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, đối với từng hoàn cảnh, từng thời điểm và sự kiện khác nhau.

Nhân viên văn phòng thường xuyên làm những công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ quan trọng. Việc này đòi hỏi bạn phải có tính cẩn thận cao, từ đi in ấn, photo đến cất giữ, lưu trữ văn bản. Bạn cũng sẽ là người đảm nhiệm công tác truyền tải thông tin đến đối tác, khách hàng hay các phòng ban liên quan. Công việc này đơn giản nhưng vẫn yêu cầu sự tỉ mỉ để tránh mất mát, nhầm lẫn giấy tờ.

Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Nắm rõ các công việc mà mình phải làm là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình tìm việc làm. Điều này giúp bạn đánh giá được khả năng đáp ứng công việc mà doanh nghiệp đưa ra khi ứng tuyển nhân viên văn phòng.

Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng sẽ là người thực hiện công việc thanh toán chi phí cho văn phòng.

Chịu trách nhiệm thống kê, lập phiếu và thanh toán các khoản phí theo định kỳ (thường là hàng tháng) của công ty

Đảm bảo các hóa đơn được trả đúng hạn để các hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn: Hóa đơn điện thoại, Internet; Chi phí văn phòng phẩm; Chi phí thuê mặt bằng, văn phòng,..

Tạm ứng các khoản thanh toán (trong trường hợp khẩn cấp).

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng ngày càng tăng, cơ hội việc làm cho ngành nghề này ngày càng mở rộng hơn, đặc biệt là ở những thành phố lớn. Bạn sẽ dễ dàng bắt gặp thông tin tuyển dụng việc làm văn phòng tại Hà Nội, tuyển nhân viên hành chính nhân sự TPHCM,... Tuy nhiên, nếu làm nhân viên văn phòng tại quầy lễ tân, nhiều công ty có yêu cầu về ngoại hình. Vì tính chất công việc của nhân viên tại quầy lễ tân một ngày phải gặp gỡ và tiếp xúc với rất nhiều người, nên họ như là bộ mặt của công ty.

Không những vậy, nhân viên văn phòng chuyên nghiệp ở vị trí quầy lễ tân còn phải sở hữu khả năng ngoại ngữ tốt.

Trực và tiếp nhận cuộc gọi khi khách hàng liên hệ hotline của công ty

Chuẩn bị và đón tiếp nếu khách hàng tới công ty

Thực hiện từ công tác lên kế hoạch, chuẩn bị kỹ càng, và tổ chức trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của công ty

Nhân viên văn phòng tại quầy lễ tân

Một trong những công việc phổ biến mà nhân viên văn phòng đảm nhiệm đó là các công việc liên quan đến nghiệp vụ, công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan,... của công ty.

Thực hiện việc nhận và chuyển những tài liệu quan trọng từ khách hàng, đối tác tới công ty và ngược lại

Xử lý, lưu trữ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Đảm bảo bản gốc các tài liệu quan trọng được lưu giữ cẩn thận

Theo dõi chế độ đãi ngộ, bảo hiểm cho nhân viên. Về vấn đề này, nhân viên văn phòng đòi hỏi phải có hiểu biết nhất định về luật bảo hiểm của người lao động

Hỗ trợ bộ phận tuyển dụng nhân sự, hành chính văn phòng xem xét, chọn lọc hồ sơ ứng tuyển của các ứng viên (nếu có yêu cầu)

In ấn, photocopy tài liệu đáp ứng nhu cầu cho các phòng ban

Bạn sẽ thấy đầu việc quản lý tài sản của doanh nghiệp xuất hiện ở hầu hết các bản mô tả công việc khi tìm việc nhân viên văn phòng. Những việc mà bạn sẽ thực hiện đó là:

Đề xuất kế hoạch và nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm của công ty lên cấp trên.

Tiến hành hoạt động mua sắm trang thiết bị cần thiết và bàn giao cho các phòng ban sau khi đề xuất được phê duyệt.

Theo dõi, quản lý các trang thiết bị trong quá trình các bộ phận phòng ban sử dụng. Đảm bảo cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu làm việc cho toàn thể nhân viên để đạt hiệu suất tốt nhất.

Bên cạnh những công việc kể trên, người nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ các dự án lớn của công ty trong trường hợp cần thiết

In ấn hồ sơ, giấy tờ, xin dấu, chữ ký,... của người chịu trách nhiệm thực hiện dự án

Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho người chịu trách nhiệm trong dự án (phương tiện đi lại, chỗ ở, ăn uống,...)

Chuẩn bị tài liệu và trang thiết bị đảm bảo quá trình công tác diễn ra suôn sẻ nhất

Những Điều Cần Biết Khi Tìm Việc Làm Nhân Viên Văn Phòng

Việc làm văn phòng là một trong những công việc có mức độ phổ biến cao nhất hiện nay, thu hút nhiều sinh viên mới ra trường. Vị trí nhân viên văn phòng có thể làm ở đa dạng ngành nghề, đa dạng lĩnh vực. Tuy nhu cầu tuyển dụng cao nhưng mức độ cạnh tranh cũng cao không kém. Vì vậy, hãy chuẩn bị cho bản thân những kiến thức và kỹ năng cần thiết trước khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng.

Xem thêm các Khu Di Tích không thể bỏ qua tại Hà Nội

Thăm Quan Di Tích Thủ Đô Cùng 20 Hotel

Tất cả Vị trí Quản lý Trưởng/phó phòng kinh doanh Nhân viên Người giúp việc Chuyên môn Lao động phổ thông - Nghề

Tất cả Ngành nghề Bán hàng Trồng cây hàng năm Bán hàng kỹ thuật Bán lẻ/Bán sỉ Bảo hiểm Bất động sản Biên phiên dịch Chứng khoán Cơ khí Công nghệ cao Dầu khí Dệt may/Da giày Dịch vụ khách hàng Dược phẩm/Công nghệ sinh học Giáo dục/Đào tạo Hàng cao cấp Hàng không/Du lịch/Khách sạn Hành chính/Thư ký Hóa học/Hóa sinh Hoạch định/Dự án Internet/Media online IT- Phần mềm IT- Phần cứng/Mạng Kế toán Kho vận Kiểm toán Kiến trúc/Thiết kế nội thất Marketing Môi trường/Xử lý chất thải Mỹ thuật/Thiết kế Ngân hàng Nhân sự Nông nghiệp/Lâm nghiệp Ô tô Oversea job Pháp lý Phi chính phủ/Phi lợi nhuận QC/QA Quảng cáo/Khuyến mại Sản phẩm công nghiệp Sản xuất Tài chính/Đầu tư Thời trang Thời vụ/Hợp đồng ngắn hạn Thực phẩm & Đồ uống Truyền hình/Truyền thông/Báo trí Tư vấn Vận chuyển/Giao nhận Vật tư/Cung vận Viễn thông Xây dựng Xuất nhập khẩu Y tế/Chăm sóc sức khỏe Điện/Điện tử Khác Lao động phổ thông Trồng cây lâu năm Nhân và chăm sóc cây giống nông nghiệp Chăn nuôi Trồng trọt, chăn nuôi hỗn hợp Hoạt động dịch vụ nông nghiệp Săn bắt, đánh bẫy và hoạt động dịch vụ có liên quan Trồng rừng, chăm sóc rừng và ươm giống cây lâm nghiệp Khai thác gỗ Khai thác, thu nhặt lâm sản khác trừ gỗ Hoạt động dịch vụ lâm nghiệp Khai thác thủy sản Nuôi trồng thủy sản Khai thác và thu gom than cứng Khai thác và thu gom than non Khai thác dầu thô Khai thác khí đốt tự nhiên Khai thác quặng sắt Khai thác quặng không chứa sắt (trừ quặng kim loại quý hiếm) Khai thác quặng kim loại quý hiếm Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét Khai khoáng chưa được phân vào đâu Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khai thác dầu thô và khí tự nhiên Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khai khoáng khác Chế biến, bảo quản thịt và các sản phẩm từ thịt Chế biến, bảo quản thuỷ sản và các sản phẩm từ thuỷ sản Chế biến và bảo quản rau quả Sản xuất dầu, mỡ động, thực vật Chế biến sữa và các sản phẩm từ sữa Xay xát và sản xuất bột Sản xuất thực phẩm khác Sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm và thuỷ sản Sản xuất đồ uống Sản xuất sản phẩm thuốc lá Sản xuất sợi, vải dệt thoi và hoàn thiện sản phẩm dệt Sản xuất hàng dệt khác May trang phục (trừ trang phục từ da lông thú) Sản xuất sản phẩm từ da lông thú Sản xuất trang phục dệt kim, đan móc Thuộc, sơ chế da; sản xuất va li, túi xách, yên đệm; sơ chế và nhuộm da lông thú Sản xuất giày, dép Cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ Sản xuất sản phẩm từ gỗ, tre, nứa (trừ giường, tủ, bàn, ghế); sản xuất sản phẩm từ rơm, rạ và vật liệu tết bện Sản xuất giấy và sản phẩm từ giấy In ấn và dịch vụ liên quan đến in Sao chép bản ghi các loại Sản xuất than cốc Sản xuất sản phẩm dầu mỏ tinh chế Sản xuất hoá chất cơ bản, phân bón và hợp chất ni tơ; sản xuất plastic và cao su tổng hợp dạng nguyên sinh Sản xuất sản phẩm hoá chất khác Sản xuất sợi nhân tạo Sản xuất thuốc, hoá dược và dược liệu Sản xuất sản phẩm từ cao su Sản xuất sản phẩm từ plastic Sản xuất thủy tinh và sản phẩm từ thủy tinh Sản xuất sản phẩm từ khoáng phi kim loại chưa được phân vào đâu Sản xuất sắt, thép, gang Sản xuất kim loại quý và kim loại màu Đúc kim loại Sản xuất các cấu kiện kim loại, thùng, bể chứa và nồi hơi Sản xuất vũ khí và đạn dược Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại; các dịch vụ xử lý, gia công kim loại Sản xuất linh kiện điện tử Sản xuất máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính Sản xuất thiết bị truyền thông Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng và điều khiển; sản xuất đồng hồ Sản xuất thiết bị bức xạ, thiết bị điện tử trong y học, điện liệu pháp Sản xuất thiết bị và dụng cụ quang học Sản xuất băng, đĩa từ tính và quang học Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện Sản xuất pin và ắc quy Sản xuất dây và thiết bị dây dẫn Sản xuất thiết bị điện chiếu sáng Sản xuất đồ điện dân dụng Sản xuất thiết bị điện khác Sản xuất máy thông dụng Sản xuất máy chuyên dụng Sản xuất ô tô và xe có động cơ khác Sản xuất thân xe ô tô và xe có động cơ khác, rơ moóc và bán rơ moóc Sản xuất phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe ô tô và xe có động cơ khác Đóng tàu và thuyền Sản xuất đầu máy xe lửa, xe điện và toa xe Sản xuất máy bay, tàu vũ trụ và máy móc liên quan Sản xuất xe cơ giới chiến đấu dùng trong quân đội Sản xuất phương tiện và thiết bị vận tải chưa được phân vào đâu Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế Sản xuất đồ kim hoàn, đồ giả kim hoàn và các chi tiết liên quan Sản xuất nhạc cụ Sản xuất dụng cụ thể dục, thể thao Sản xuất đồ chơi, trò chơi Sản xuất thiết bị, dụng cụ y tế, nha khoa, chỉnh hình và phục hồi chức năng Sản xuất khác chưa được phân vào đâu Sửa chữa và bảo dưỡng máy móc, thiết bị và sản phẩm kim loại đúc sẵn Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp Sản xuất, truyền tải và phân phối điện Sản xuất khí đốt, phân phối nhiên liệu khí bằng đường ống Sản xuất, phân phối hơi nước, nước nóng, điều hoà không khí và sản xuất nước đá Khai thác, xử lý và cung cấp nước Thoát nước và xử lý nước thải Thu gom rác thải Xử lý và tiêu hủy rác thải Tái chế phế liệu Xử lý ô nhiễm và hoạt động quản lý chất thải khác Xây dựng nhà các loại Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ Xây dựng công trình công ích Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác Phá dỡ và chuẩn bị mặt bằng Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước và lắp đặt xây dựng khác Hoàn thiện công trình xây dựng Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác Bán ô tô và xe có động cơ khác Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác Bán, bảo dưỡng và sửa chữa mô tô, xe máy, phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của mô tô, xe máy Đại lý, môi giới, đấu giá hàng hóa Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống Bán buôn lương thực, thực phẩm, đồ uống và sản phẩm thuốc lá, thuốc lào Bán buôn đồ dùng gia đình Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy Bán buôn chuyên doanh khác Bán buôn tổng hợp Bán lẻ trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp Bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống hoặc thuốc lá, thuốc lào trong các cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ nhiên liệu động cơ trong các cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ thiết bị công nghệ thông tin liên lạc trong các cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ thiết bị gia đình khác trong các cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ hàng văn hóa, giải trí trong các cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ hàng hóa khác trong các cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ lưu động hoặc bán tại chợ Bán lẻ hình thức khác (trừ bán lẻ tại cửa hàng, lưu động hoặc tại chợ) Vận tải đường sắt Vận tải hành khách bằng xe buýt Vận tải đường bộ khác Vận tải đường ống Vận tải ven biển và viễn dương Vận tải đường thủy nội địa Vận tải hành khách hàng không Vận tải hàng hóa hàng không Kho bãi và lưu giữ hàng hóa Hoạt động dịch vụ hỗ trợ cho vận tải Bưu chính Chuyển phát Dịch vụ lưu trú ngắn ngày Cơ sở lưu trú khác Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên và dịch vụ ăn uống khác Dịch vụ phục vụ đồ uống Xuất bản sách, ấn phẩm định kỳ và các hoạt động xuất bản khác Xuất bản phần mềm Hoạt động điện ảnh và sản xuất chương trình truyền hình Hoạt động ghi âm và xuất bản âm nhạc Hoạt động phát thanh Hoạt động truyền hình và cung cấp chương trình thuê bao Hoạt động viễn thông có dây Hoạt động viễn thông không dây Hoạt động viễn thông vệ tinh Hoạt động viễn thông khác Lập trình máy vi tính, dịch vụ tư vấn và các hoạt động khác liên quan đến máy vi tính Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan; cổng thông tin Dịch vụ thông tin khác Hoạt động trung gian tiền tệ Hoạt động công ty nắm giữ tài sản Hoạt động quỹ tín thác, các quỹ và các tổ chức tài chính khác Hoạt động dịch vụ tài chính khác (trừ bảo hiểm và bảo hiểm xã hội) Bảo hiểm Tái bảo hiểm Bảo hiểm xã hội Hoạt động hỗ trợ dịch vụ tài chính (trừ bảo hiểm và bảo hiểm xã hội) Hoạt động hỗ trợ bảo hiểm và bảo hiểm xã hội Hoạt động quản lý quỹ Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất Hoạt động pháp luật Hoạt động liên quan đến kế toán, kiểm toán và tư vấn về thuế Hoạt động của trụ sở văn phòng Hoạt động tư vấn quản lý Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan Kiểm tra và phân tích kỹ thuật Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ trong lĩnh vực khoa học tự nhiên và kỹ thuật Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ trong lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn Quảng cáo Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận Hoạt động thiết kế chuyên dụng Hoạt động nhiếp ảnh Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu Hoạt động thú y Cho thuê xe có động cơ Cho thuê đồ dùng cá nhân và gia đình Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác không kèm người điều khiển Cho thuê tài sản vô hình phi tài chính Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động, việc làm Cung ứng lao động tạm thời Cung ứng và quản lý nguồn lao động Hoạt động của các đại lý du lịch, kinh doanh tua du lịch Dịch vụ đặt chỗ và các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch Hoạt động bảo vệ tư nhân Dịch vụ hệ thống bảo đảm an toàn Dịch vụ điều tra Dịch vụ hỗ trợ tổng hợp Dịch vụ vệ sinh Dịch vụ chăm sóc và duy trì cảnh quan Hoạt động hành chính và hỗ trợ văn phòng Hoạt động dịch vụ liên quan đến các cuộc gọi Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác chưa được phân vào đâu Hoạt động của Đảng cộng sản, tổ chức chính trị - xã hội, quản lý nhà nước và quản lý chính sách kinh tế, xã hội Hoạt động phục vụ chung cho toàn đất nước Hoạt động bảo đảm xã hội bắt buộc Giáo dục mầm non Giáo dục phổ thông Giáo dục nghề nghiệp Giáo dục đại học Giáo dục khác Dịch vụ hỗ trợ giáo dục Hoạt động của các bệnh viện, trạm y tế Hoạt động của các phòng khám đa khoa, chuyên khoa và nha khoa Hoạt động y tế khác Hoạt động của các cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng Hoạt động chăm sóc sức khoẻ người bị thiểu năng, tâm thần và người nghiện Hoạt động chăm sóc sức khoẻ người có công, người già và người khuyết tật không có khả năng tự chăm sóc Hoạt động chăm sóc tập trung khác Hoạt động trợ giúp xã hội không tập trung đối với người có công, thương bệnh binh, người già và người khuyết tật Hoạt động trợ giúp xã hội không tập trung khác Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí Hoạt động của thư viện, lưu trữ, bảo tàng và các hoạt động văn hóa khác Hoạt động xổ số, cá cược và đánh bạc Hoạt động thể thao Hoạt động vui chơi giải trí khác Hoạt động của các hiệp hội kinh doanh, nghiệp chủ và nghề nghiệp Hoạt động của công đoàn Hoạt động của các tổ chức khác Sửa chữa máy vi tính và thiết bị liên lạc Sửa chữa đồ dùng cá nhân và gia đình Dịch vụ tắm hơi, massage và các dịch vụ tăng cường sức khoẻ tương tự (trừ hoạt động thể thao) Giặt là, làm sạch các sản phẩm dệt và lông thú Hoạt động dịch vụ phục vụ cá nhân khác chưa được phân vào đâu Hoạt động làm thuê công việc gia đình trong các hộ gia đình Hoạt động sản xuất các sản phẩm vật chất tự tiêu dùng của hộ gia đình Hoạt động sản xuất các sản phẩm dịch vụ tự tiêu dùng của hộ gia đình Hoạt động của các tổ chức và cơ quan quốc tế

Tất cả các Huyện Thành phố Việt Trì Thị xã Phú Thọ Huyện Đoan Hùng Huyện Hạ Hoà Huyện Thanh Ba Huyện Phù Ninh Huyện Yên Lập Huyện Cẩm Khê Huyện Tam Nông Huyện Lâm Thao Huyện Thanh Sơn Huyện Thanh Thuỷ Huyện Tân Sơn

Tất cả Mức lương Thoả thuận 3-5 triệu 5-7 triệu 7-10 triệu 10-12 triệu 12-15 triệu 15-20 triệu 20-25 triệu 25-30 triệu Trên 30 triệu

Tất cả Trình độ Tiến sĩ Thạc sĩ Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Phổ thông Không yêu cầu

Tất cả Kinh nghiệm Không yêu cầu Dưới 1 năm 1 năm 2 năm 3 năm 4 năm 5 năm Trên 5 năm